Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

określający procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów)

§ 1

1. Na podstawie art. 8 ust 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ustanawia się w Zespole Szkół Specjalnych im. Matki Teresy z Kalkuty w Żorach regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. Przez użyte w Regulaminie określenia (definicje) rozumie się definicje zawarte w art. 5 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
3. Osoby zgłaszające naruszenia podlegają ochronie. Zakazuje się ujawniania tożsamości zgłaszającego wbrew przepisom oraz prowadzenia działań odwetowych wobec tych osób, w szczególności działań wymienionych w artykule 19 Dyrektywy 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
4. Z ochrony przed działaniami odwetowymi korzystają także:

• osoby pomagające dokonać zgłoszenia,
• inne osoby powiązane ze zgłaszającymi, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub krewni sygnalistów,
• osoby fizyczne, dla których zgłaszający pracuje lub które są w inny sposób z nim powiązane w kontekście związanym z pracą.

§ 2

Zgłaszanie naruszeń/nieprawidłowości będących działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczy następujących obszarów działalności Zespołu Szkół Specjalnych im. Matki Teresy z Kalkuty w Żorach:

• zamówienia publiczne;
• ochrona środowiska;
• zdrowie publiczne;
• ochrona prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
• wydatkowanie środków publicznych;
• naruszenie praw pracowniczych.

§ 3

1. Procedurę stosuje się do zgłoszeń dokonanych przez osoby fizyczne, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym do:

• pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;

• osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji;
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorcy i innej osoby prowadzącej działalność na własny rachunek oraz osoby świadczącej pracę pod nadzorem  przedsiębiorcy i osoby prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie, w jakim osoby te wykonywały zadania  dla Zespołu Szkół Specjalnych w Żorach;
• stażysty;
• praktykanta.

2. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (np. antymobbingowej, skargowej) przekazuje się je wg właściwości.

§ 4

1. Zgłoszenia naruszenia można dokonywać:

• pisemnie na Karcie zgłoszenia stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu (złożenie u upoważnionego pracownika Oddziału Administracyjnego);
• osobiście, ustnie do protokołu zgłoszenia, który zostanie sporządzony z wykorzystaniem Karty zgłoszenia  przez  pracownika sekretariatu w sposób określony w art. 18 ust 4 Dyrektywy;
• listownie z adnotacją „do rąk własnych Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych ”, a gdy naruszenie dotyczy działań Dyrektora - z adnotacją „do rąk własnych Wicedyrektora Zespołu Szkół Specjalnych w Żorach”.

2. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
3. Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać:

• dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia;
• dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy;
• opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
• wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
• wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
• wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
• wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
• inne okoliczności istotne dla sprawy.

§ 5

1. Dyrektor  Zespołu Szkól Specjalnych im. Matki Teresy z Kalkuty odrębnym zarządzeniem, wyznaczy osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń osobiście lub pisemnie na Karcie zgłoszenia, którym także będą przekazywane zgłoszenia nadesłane listownie.
2. Do obowiązków osób upoważnionych  należy, w szczególności:

• przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
• wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;
• wzywanie osoby zgłaszającej do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania;
• zapoznanie osoby zgłaszającej naruszenie z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów;
• utrzymywanie stałego kontaktu z osobą zgłaszającą oraz udzielanie jej informacji o podjętych działaniach następczych;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń wg załącznika nr 3 do regulaminu, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo.

§ 6

1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości Zgłaszającego oraz osób związanych z daną sprawą, w formie pisemnej, w tym elektronicznej.
2. Dostęp do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje wyłącznie:

• Dyrektorowi ZSS;
• pracownikom posiadającym pisemne upoważnienie Dyrektora;
• innym zobowiązanym do zachowania poufności pracownikom służbowo zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania sprawy z zakresu naruszeń – ale wyłącznie w zakresie spraw, w których brali udział (dostęp do wyciągu z rejestru), bez danych osobowych (dane osobowe udostępniane są tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora);
• organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia.

3. Dane osobowe w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowuje się przez okres 5 lat od daty przyjęcia zgłoszenia.

§ 7

1. Dyrektor ZSS w Żorach w zależności od przedmiotu zgłoszenia lub osoby, której zgłoszenie naruszenia dotyczy, powołuje bez zbędnej zwłoki Komisję  Wyjaśniającą.
2. Członkowie Komisji prowadzą postępowanie na podstawie upoważnień.
3. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (eksperta, biegłego), Dyrektor  może powołać taką osobę do udziału w pracach Komisji , przy czym wymagane jest by zawarta z tą osobą  umowa zawierała klauzulę o zachowaniu poufności oraz o ochronie  danych osobowych.
4. Członkiem Komisji nie może być:

• Zgłaszający przekazujący informacje będące przedmiotem wyjaśniania;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
• osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania (może nim być osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy tego typu);
• osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

5. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Komisji mają prawo do:

• dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
• uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
• uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki;
• dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów jednostki [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO];
• dostępu do danych z monitoringu wizyjnego [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO];
• dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;
• korzystania z pomocy inspektora ochrony danych;
• konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych ze zgłaszającym.

6. W zakresie nieuregulowanym w procedurze, do postępowania wyjaśniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej w jednostce.
7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport końcowy, który przedkłada Dyrektorowi Zespołu Szkół Specjalnych w Żorach.
8.  Raport ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.
9. Wraz z raportem końcowym  Komisja załącza propozycje dalszych działań, którymi w szczególności mogą być:

• zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
• przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
• upomnienie pracownika, pozbawienie nagrody, premii itp.;
• zmiany lub rotacje na stanowiskach;
• zmiany w wewnętrznych procedurach;
• podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• złożenie zawiadomienia do UOKIK;
• złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów),
• poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).

§ 8

1. Przetwarzania danych osobowych, dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i dyrektywą (UE) 2016/680. Wymiany i przekazywania informacji przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.
2. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
3. Klauzula informacyjna stanowi zał. nr 4 do Regulaminu.
4. Klauzula informacyjna wręczana będzie przy zgłoszeniu bezpośrednim, lub przesłana pocztą tradycyjną (za potwierdzeniem odbioru) - w przypadku zgłoszenia pisemnego przesłanego pocztą, oraz doręczana osobom, których dane uzyskane zostały od osoby zgłaszającej.

§ 9

1. Regulamin przyjęty został w trybie określonym w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
2. Regulamin udostępniony jest wszystkim pracownikom Zespołu Szkół Specjalnych w Żorach, którego przestrzeganie stanowi ich obowiązek.